Jak wygląda podział odpowiedzialności za ich wykonanie? Jakie warunki formalne muszą zostać przy tym spełnione?

Na te pytania odpowiada mgr farm. Mateusz Szamałek w publikacji pt. Działania zlecane w hurtowniach farmaceutycznych w  "Farmacji Wielkopolskiej".

Działania serwisowe niezwiązane z lekami

Z dotychczasowej praktyki w działalności hurtu farmaceutycznego w Unii Europejskiej wyłonić można nieformalny podział na trzy grupy czynności zlecanych, uszeregowanych według tego, jak bezpośrednio dotyczą one obrotu produktami leczniczymi.

Do pierwszej podgrupy zaliczyć możemy wszelkie działania serwisowe, których z racji swojej specyfiki hurtownia nie wykonuje, korzystając z własnych zasobów, ale chętnie zleca je wyspecjalizowanym w tym zakresie firmom zewnętrznym.

Będą to więc usługi utrzymania czystości, ochrony przed szkodnikami, serwisu przeróżnych urządzeń, na przykład chłodniczych, grzewczych, pomiarowych itp.

Są to zatem działania niedotyczące bezpośrednio obrotu lekami, jednak posiadające wpływ na prawidłowe działanie infrastruktury hurtowni farmaceutycznej, a zwłaszcza na warunki przechowywania leków.

Przeniesienie procesu dystrybucji do innego podmiotu

W drugiej grupie zlecanych czynności znajdują się działania podejmowane już bezpośrednio z produktem leczniczym, jednak nienależące jeszcze do zakresu obrotu hurtowego lekiem.

Do najpopularniejszych czynności z tej grupy należy z pewnością zlecenie utylizacji produktów leczniczych. Inną wyspecjalizowaną i szeroko wykorzystywaną usługą wykonywaną z zewnątrz jest też transport. 

Trzecia, najbardziej złożona usługa zlecona to mniej lub bardziej kompleksowe prowadzenie samego obrotu hurtowego. Innymi słowy, przeniesienie części lub całego procesu dystrybucyjnego do innego przedsiębiorcy.

Magazynowanie oraz obsługa reklamacji i zwrotów

Będą to zatem takie usługi, jak przechowanie (magazynowanie), obsługa transakcji (przyjęcie, wydanie), obsługa reklamacji i zwrotów itp.

Ze zlecaniem tego typu całościowych usług mamy do czynienia najczęściej w przypadkach, w których zleceniodawca nie dysponuje wystarczającą infrastrukturą dla potrzeb dystrybucji swoich produktów. 

Hurtownia farmaceutyczna występuje w roli zleceniobiorcy nie tylko w sytuacji podzlecenia jej części procesu logistycznego innej hurtowni, ale także przyjmując zlecenie przechowywania i dostarczania leków w imieniu podmiotu odpowiedzialnego.