Zgonie z przepisami wynikającymi z art. 88 ust. 1 pkt. 4 ustawy z 6 września 2001r. Prawo farmaceutyczne (Dz. U. z 2008r. Nr 45 poz. 271 z późn. zm.) oraz § 11 Rozporządzenia ministra zdrowia z 18 października 2002 r. w sprawie podstawowych warunków prowadzenia apteki (Dz. U. Nr 187 poz. 1565) kierownik apteki na czas swojej nieobecności, spowodowanej chorobą lub urlopem (np. wypoczynkowy, macierzyński, wychowawczy), jest zobowiązany wyznaczyć farmaceutę na zastępstwo.

W przypadku nieobecności dłuższej niż 30 dni, powierzenie zastępstwa wymaga powiadomienia w formie pisemnej Wojewódzkiego Inspektora Farmaceutycznego i Okręgowej Izby Aptekarskiej.

Powierzenie zastępstwa innemu magistrowi farmacji na okres krótszy niż 30 dni wymaga pisemnego upoważnienia, podpisanego przez kierownika wraz z podaniem terminu zastępstwa.

Jeżeli nieobecność pokrywa się z terminem refundacji, upoważnienie takie należy dołączyć do zestawienia refundacyjnego, drugi egzemplarz powinien być przechowywany w aptece. Należy również dołączyć pismo o upoważnieniu kogoś innego do podpisania i podbicia refundacji (wystarczy wysłać/dostarczyć takie pismo wraz z refundacją). Zastępstwo w obu przypadkach może powierzyć tylko aktualny kierownik apteki (obecny w rejestrach WIF, OIA i NFZ).

Prawo nie przewiduje żadnej formy zastępstwa w przypadku, kiedy apteka nie posiada w ogóle kierownika (np. w przypadku wypowiedzenia kierownikowi umowy o pracę ze skutkiem natychmiastowym i jednocześnie niepowierzenie przez niego zastępstwa innemu magistrowi farmacji).

Kierownik, będący w okresie wypowiedzenia umowy o pracę, może przed swoim odejściem powierzyć w formie pisemnej zastępstwo innemu farmaceucie lub kandydatowi na nowego kierownika apteki na okres do 30 dni.

W tym okresie podmiot prowadzący aptekę powinien dopełnić wszelkich formalności w Wojewódzkim Inspektoracie Farmaceutycznym, Okręgowej Izbie Aptekarskiej i Oddziale Wojewódzkim Narodowego Funduszu Zdrowia dotyczących zmiany na stanowisku kierownika.

Niedopełnienie tych formalności może skutkować unieruchomieniem apteki.